Time Office: iPhone-app voor urenregistratie van meerdere projecten

Vier uur gewerkt aan de website waarvan de deadline dichterbij komt, een half uur onderhoud gepleegd aan het afgeleverde project van vorige maand. En tussendoor nog een twee uur lang voorbereidend gesprek voor de volgende opdracht. Waar registreer je die werktijden? In de iPhone-app Time Office bijvoorbeeld. Daarin wijs je projecten toe aan cliënten en houd je per taak het aantal uur bij dat je erin steekt. Als de tijd rijp is, stuur je een factuur die door de applicatie automatisch voor je wordt aangemaakt.

Het Engelstalige hoofdmenu van Time Office laat aan duidelijkheid niks te wensen over. Je hebt bovenin drie snelknoppen met projecten, taken en timelogs om in te voeren. Precies de drie functies die je binnen handbereik wil hebben. Je kan er nieuwe projecten mee aanmaken voor je klantenbestand, kan daarbinnen nieuwe taken aanmaken en met Timelogs registreer je de uren die je hebt besteed aan een taak. Voordat je ermee aan de slag kan, is het noodzakelijk je klantenbestand in te voeren onder Clients; de eerste van de menuknoppen in de lijst.

Time Office voor de iPhone vereist een zekere workaround workflow waarvan je niet echt mag afwijken. Je mag taken en projecten op elk willekeurig moment aan elkaar koppelen, maar bij taken is er wel iets raars aan de hand. Als je die aanmaakt, zet je hem altijd neer als to-do. Je kan wel meteen aangeven dat de taak compleet is, maar kan er dan geen urental meer bij zetten. Als je uren wil registreren voor een taak, maak je eerst een taak aan en gebruik je daarna een timelog waarin je de starttijd en eindtijd aangeeft. Pas dan worden je uren verwerkt en dien je een taak met opgegeven tijd te completeren. Je kan dus niet direct een al uitgevoerde taak invoeren en die meteen met uren en al neerzetten. Omslachtig. Elke begin- en eindtijd kan je instellen op het hele uur, halve uur, 15 en 45. Gradaties van 5 minuten zijn helaas niet aanwezig.

Gelukkig heeft Time Office ook punten waarop de app scoort. Zo kan je meer dan een factuur aanmaken met de gegevens die je hebt ingevoerd en de adresgegevens die je van een opdrachtgever hebt ingevuld. Met de menuknop Reports kan je verschillende documenten over je tijdsindeling maken. Je kan een urenoverzicht genereren met daarin de geschatte tijd, de werkelijke tijd en het verschil daartussen, maar ook een timesheet met daarin de werktijden in een geselecteerde periode. Archives staat je toe werkzaamheden te archiveren, waarmee je ze inactief maakt in de app. Zo is het mogelijk altijd het overzicht te behouden. Daar is Time Office sowieso goed in: projecten, taken en timelogs staan allemaal strak onder elkaar. Je verstuurt PDF-documenten naar het mailadres van je opdrachtgever of print ze via AirPrinter.

Time Office heeft geen Mac-versie waarmee je de gegevens kan uitwisselen. Het is een simpele, losstaande toepassing voor de iPhone. Dat zie je terug in de prijs: de app is goedkoper dan veel andere urenregistratie-apps, en bovendien kent Time Office geen onaangename verrassingen met functies die pas na een in-app aankoop voorhanden zijn. De workflow vergt wat gewenning, maar daar is mee te leven voor deze prijs. Concurrenten als MoneyBird, Coen, WorkhourTracker (artikellinks), OfficeTime (€6,99) en Timewerks (€3,59) zijn allen duurder in gebruik.

Downloaden: Time Office (€1,79, iPhone, iOS 5.0+)