Met deze iPhone-apps kun je beter samenwerken en projecten plannen

Samen op kantoor zitten komt steeds minder vaak voor. Dankzij iPhones, iPads en laptops kunnen we overal op locatie werken en in contact blijven met collega’s. Om te voorkomen dat je je verzuipt in e-mail zijn er veel slimmere oplossingen ontstaan: apps gericht op samenwerking en projectplanning, waarbij je precies kunt zien hoe het ervoor staat bij een bepaald project. Zonder uitvoerig e-mailtjes uit te wisselen kun je zien waar iedereen mee bezig is. En wil je toch persoonlijk contact, dan kun je in een afgesloten chatgroepje ervaringen uitwisselen of een videogesprek starten. Veel van deze apps zijn gericht op kleinere tot middelgrote bedrijven waarvoor oplossingen als Microsoft SharePoint te duur zijn. Wij zetten een paar op een rijtje:

• #1 Slack
• #2 Trello
• #3 Asana
• #4 Viadesk
• #5 Podio
• #6 Basecamp
• #7 Yammer
• Meer tools

#1 Slack: altijd in contact

Ooit een sympathieke kleine start-up, nu onderdeel van het megaconcern Salesforce. Toch heeft Slack nog steeds de pluspunten weten te behouden: een uitstekende gebruikersinterface en veel functies in de gratis versie. Slack behoeft eigenlijk geen introductie meer: miljoenen gebruikers wereldwijd maken er gebruik van. Het is een slim platform, waarbij je (bijna) alles ook mobiel kunt doen. Je kunt direct messages (DM) en bestanden sturen naar een enkele persoon of naar een groep. Om alles te organiseren kun je gebruik maken van kanalen en je kunt in threads reageren, om duidelijk te maken waar je op reageert. Je kunt vanuit Slack ook meteen bellen. Verder kun je bestanden uitwisselen via Slack en het werkt samen met diensten zoals Google Drive, Dropbox en Box.

De gratis versie van Slack heeft beperkingen, zoals het aantal berichten en de totale hoeveelheid opslag. Maar als je een klein team hebt, kan het genoeg zijn.

#2 Trello: taken ordenen en toewijzen

Trello is een app om al je projecten te organiseren. De app heeft een duidelijke en gemakkelijk te gebruiken interface en is ook verkrijgbaar in een gratis versie. Veel communicatiefuncties zitten er echter niet in. Trello combineert projectmanagement met online samenwerking. Je kunt het gebruiken op het web en via mobiele apps, waarbij je makkelijk projecten kunt organiseren, samen met collega’s. Je kunt borden en lijsten maken. Daarbinnen kun je todo-lijsten maken en ze delegeren aan anderen. Verder is er de mogelijkheid om feedback te geven in het commentaarvak. Trello werkt samen met andere diensten zoals Evernote, GitHub, Google Drive en Slack.

Deze dienst van Fog Creek heeft veel positieve reacties gekregen en is niet alleen gericht op software-ontwikkelaars, maar ook op andere teams die moeten samenwerken. De gratis versie is goed te gebruiken, maar als je meer wilt doen zul je premium-abonnee moeten worden. Je krijgt dan extra administratieve mogelijkheden, ideaal voor wat grotere organisaties. Daarnaast zou je voor de Enterprise Edition kunnen kiezen, waarbij je betaalt afhankelijk van het aantal gebruikers.

Trello is qua filosofie gebaseerd op Kanban, een Japanse aanpak voor het plannen van logistieke projecten, dat in de jaren tachtig bekend werd door Toyota. Kanban was gericht op productieomgevingen, maar Trello is ook goed toepasbaar op allerlei andere projecten. Elk project staat op een board, waaraan takenlijsten zijn gekoppeld. Een lijst bestaat uit meerdere kaarten, die weer taken kunnen bevatten. Deze kaarten-interface maakt het gebruik van Trello erg overzichtelijk.

Trello is voor allerlei activiteiten te gebruiken, waarbij je ook meerdere Trello-boards tegelijk kunt beheren, voor verschillende projecten waarbij je betrokken bent. Een projectteam binnen een bedrijf kan besluiten Trello te gebruiken, maar je kunt het ook inschakelen als je freelancer bent en voor meerdere bedrijven werkt. Je kunt Trello zelfs gebruiken voor ingewikkelde projecten thuis, zoals het plannen van een verbouwing of familiefeest.

#3 Asana: zicht op projecten

Asana’s sterke punt is niet communiceren, maar organiseren. Je kunt makkelijk je projecten in de gaten houden en kijken of iedereen op schema zit. Asana bestaat al sinds 2008 en is dus zeker geen nieuwkomer. Ook grote bedrijven zoals Intel en Uber maken er gebruik van. De nadruk ligt op resultaten boeken: je kunt todo-lijsten maken voor lopen de projecten, herinneringen instellen voor komende deadlines en verzoeken naar collega’s sturen. Ook kun je commentaar geven op taken die nog lopen. Dit kan zowel via de website als via de app. Je taken organiseer je in een lijst of op een bord. Met de zoekfunctie vind je alles snel weer terug.

#4 Viadesk: Nederlandse aanbieder

Viadesk is een online tool voor het samenwerken aan projecten, het delen van bestanden en het in contact blijven met collega’s. Viadesk speelt in op de trend om papierloos te werken. Tegelijk komt het steeds vaker voor dat mensen thuis of op locatie werken, waardoor een praatje aan het bureau maken niet altijd mogelijk is. Een telefoontje kan in zo’n geval onhandig zijn (mondeling contact wordt zelden vastgelegd) en een e-mail is ook niet handig (probeer alle conversaties met verschillende collega’s over een bepaald project maar eens bij elkaar te zoeken).

Viadesk lost dat op door teams te laten netwerken binnen de context van een project. Je kunt projectupdates delen, zodat anderen weten waar je mee bezig bent. Anderen kunnen daarop reageren, zodat op één plek een gefocuste discussie ontstaat. Maar je kunt ook documenten delen, waar anderen op reageren. Bestanden syncen met de iOS-app kan ook.

#5 Podio

Podio is een mobiel-vriendelijke samenwerkingstool. Ook hier oogt de interface erg prettig, terwijl de mobiele apps erg goed zijn. Het werkt bovendien met allerlei andere diensten samen. Podio ziet zichzelf als een flexibel online platform voor werk en communicatie. Het richt zich speciaal op teams die grote hoeveelheden werk te verzetten hebben en daarbij ook taken willen kunnen delegeren. Je kunt bestanden uitwisselen en bekijken, de status van je projecten in de gaten houden en feedback vragen op de klussen waar je mee bezig bent. Al deze functies vind je in een duidelijke interface met koppelingen naar Dropbox, Google Drive, Evernote, Zendesk en dergelijke.

Basecamp: voor softwareprojecten en meer

Basecamp is een online dienst voor projectmanagement, dat vooral wordt gebruikt door softwarebedrijven. Basecamp biedt todo-lijstjes, delen van bestanden, tijdrapportage en onderling berichten sturen. De webdienst en bijbehorende app worden gemaakt door het Amerikaanse bedrijf 37signals, dat in 2021 negatief in het nieuws kwam vanwege de werksfeer en het verbod om intern politieke discussies te voeren. Er volgde daarna een leegloop van personeel, iets wat impact kan hebben op de toekomstige kwaliteit van de dienstverlening.

Basecamp bestaat al flink wat jaren, maar toch duurde het wel even totdat er een iPhone-app verscheen. De dienst is ook te gebruiken in de Nederlandse taal en met allerlei (on)officiële add-ons kun je de functionaliteit van Basecamp verder uitbreiden. Omdat Basecamp zoveel door softwarebedrijven wordt gebruikt is er een actieve community ontstaan en er zijn ook allerlei niet-officiële apps.

Yammer: van Microsoft

Nog een oudgediende, die we al heel wat jaren geleden op de iCulture-redactie hebben gebruikt voor onderlinge communicatie. Tegenwoordig is Yammer in handen van Microsoft en maakt het deel uit van Microsoft 365. Uiteraard heeft Microsoft nog veel meer (prijzige) software om je projecten in goede banen te leiden, maar Yammer is wat meer gericht op kleine teams.

Met Yammer ga je geen projecten plannen, maar wissel je berichten uit met collega’s over projecten waar je mee bezig bent. Door groepen te maken voorkom je dat iedereen wordt overspoeld met berichten die niet relevant voor ze zijn. De Yammer-app is handig om ook onderweg op de hoogte te blijven van belangrijke gebeurtenissen ‘op de zaak’. Je kunt foto’s uitwisselen en met collega’s delen, maar ook notificaties instellen zodat je weet wat er speelt. Yammer is wel een beetje te vergelijken met Twitter, maar dan voor een duidelijk gedefinieerde groep. Teamleden hoeven niet allemaal in dezelfde organisatie werkzaam te zijn.

Yammer kan een handig tool zijn om te zorgen dat teamleden die op verschillende plekken werken op de hoogte zijn van de activiteiten waar anderen mee bezig zijn. Heb je veel ad-hoc projecten met wisselende medewerkers, dan kan het slimmer zijn om naar een andere tool uit te kijken.

Nog veel meer samenwerkingsapps

Er zijn nog veel meer zakelijke apps waarmee je projectplanning en samenwerking kunt uitvoeren. Staat jouw favoriet er niet bij? Een aantal voorbeelden:

• Ideagen Huddle (Gratis, iPhone/iPad, iOS 13.0+) - Geeft je toegang tot bestanden en taken. Gebruikt slim algoritme voor het synchroniseren van bestanden, die je ook offline kunt bekijken op iPhone of iPad.
• Wij kunnen op dit moment helaas niet de juiste gegevens tonen, Download - Voor als jouw team vooral met Google werkt. Het gaat vooral om onderling communiceren, chatten en videobellen.
• Smartsheet: Projects & Teams (Gratis + IAP, iPhone/iPad, iOS 16.0+) - Geeft toegang tot projecten, taken en bestanden van deze online samenwerkingstool.
• join.me - Eenvoudige meetings (Gratis + IAP, iPhone/iPad, iOS 10.0+) - Een eenvoudige tool om meetings te organiseren.
• Ryver (Gratis, iPhone/iPad, iOS 10.0+) - Enigszins vergelijkbaar met Slack, laat je makkelijk communiceren en in contact blijven over taken.
• Flock: Team Communication App (Gratis, iPhone/iPad, iOS 12.0+) - Flock is ook vergelijkbaar met Slack, maar is wat makkelijker in gebruik en beter te begrijpen als je team niet zo technisch. er zijn kanalen en 1:1 gesprekken.