Doo Document Organizer: beheer documenten uit de cloud op iPhone

Het aantal clouddiensten waarop je enkele gigabytes aan documenten en andere bestanden online kan bewaren en beheren is niet meer op twee handen te tellen. Maar toch zijn er nieuwe applicaties die denken dat ze documenten handiger online kunnen indexeren. Doo Document Organizer is zo’n initiatief. Je kan de applicatie koppelen aan verschillende clouddiensten, automatisch bijlagen van je e-mail opslaan en papier inscannen om te bewaren in de app. Bovendien heeft Doo ook een pc- en Mac-app zodat je meteen bestanden kan klaarzetten voor mobiel gebruik.

Een beetje dubbelop is het wel. Als je een account hebt aangemaakt bij Doo, kan je Google Drive, je mailadres en je Evernote-account koppelen om bestanden en documenten met die diensten uit te wisselen. Dropbox wordt wel aangekondigd, maar de rechtstreekse koppelingsmogelijkheid ontbreekt momenteel in de app. Tegelijk biedt Doo zelf dus ook de mogelijkheid om documenten uit te wisselen via de toepassing op de Mac en pc enerzijds en iOS-app anderzijds.

Selecteren wat je wilt zien

Welke dingen pleiten dan bijzonder in het voordeel van Doo? Dat is dat je een selectie van documenten maakt om te bekijken. Koppel Google Drive aan Doo en je krijgt niet alleen de vraag welke mappen je wilt synchroniseren met Doo, maar ook welke bestandstypen. Grafieken, afbeeldingen, PDF-documenten, presentaties (Keynote en Powerpoint), spreadsheets (Excel en Numbers), Texts en andere bestanden kan je in- of uitschakelen. De applicatie kondigt vervolgens aan dat de synchronisatie snel zal starten. De synchronisatie met notitie-app Evernote werkt hetzelfde. En ook in het geval van een e-mailadres dat je door Doo laat uitlezen, kies je eerst welke bestanden je bij de hand wilt hebben in Doo. Afbeeldingen staan standaard uit, maar dat is met één schakelaartje om te zetten. Bovendien bepaal je de periode: alle mails, laatste 2 jaar, laatste jaar of vanaf nu. Je hebt er de hand in welke bestanden van welke platformen je bij elkaar sprokkelt in de app. Hoe meer cloudservices erbij kopen, hoe handiger dat aspect van Doo.

Inscannen

Doo voegt zelf ook nog een functie toe bovenop het aanbieden van de documenten. Met de cameraknop in je bestandenlijst kan je een scan maken van papieren documenten of bonnetjes. De cameraweergave toont met een rode omlijning welk vak op de foto gaat. Daarna geef je een document een naam, leg je eventueel de locatie van de foto vast, kies je een categorie in de vorm van een kleur en kan je het document duiden in een enorme lijst aan soorten bestanden. Van studies tot CV, van accounting tot kortingsbon. De beste optie is dat je ingescande documenten niet alleen in Doo kan bewaren, maar ook meteen kan opslaan in Google Drive of Evernote.

Weergaven

De indexering van de bestanden gebeurt op een snellere manier dan sommige apps van wat kleinere clouddiensten, maar kan veelzijdiger. In een schuifmenu selecteer je de voor Doo geselecteerde bestanden bovenin beeld, of blader je door de verbonden clouddiensten eronder. Ook kan je meteen selecteren op de kleur van de tag die je hebt toegevoegd. Het overzicht binnen een map kan een stuk beter. Je ziet nu alle documenten onder elkaar vermeld staan en zal al snel een beroep doen op de zoekbalk bovenin. Prima voor PDF-jes, akelig voor foto’s. Sorteeropties op datum, alfabet of bestandsgrootte ontbreken bijvoorbeeld en ook andere weergaven zijn niet van de partij. Daarnaast kan je ook niet meerdere bestanden tegelijk selecteren om bijvoorbeeld te voorzien van tags. Het automatisch toekennen van tags staat hoog in het vaandel bij Doo, maar zien we in de testsessie niet gebeuren. Bovendien geeft de deelfunctie geen gehoor.

Lange weg te gaan

Het is de potentie die resteert voor Doo. Het kan vast een handig instrument zijn om alleen geselecteerde documenten uit allerlei cloudservices bij elkaar te brengen en te lezen. Maar dan moet er nog wel van alles gebeuren. iPad-ondersteuning, landscape-modus om teksten makkelijker te lezen, offline ondersteuning, meer weergaven en meer clouddiensten zijn allemaal wenselijk. Voorlopig is een app als Documents by Readdle veel geschikter voor deze taak – en bovendien kan je dan ook meteen aantekeningen maken op documenten. Er is nog een lange weg te gaan voor Doo.

Downloaden: Doo | Document Organizer (gratis, iPhone 4+, iOS 6.0+)
Downloaden voor Windows 8 of Mac: Doo.net