Review: Time Keeper houdt gewerkte uren in de gaten

De Belgische ontwikkelaar Netwalk heeft de applicatie Time Keeper uitgebracht, waarmee je beter kunt bijhouden hoeveel tijd je aan projecten besteedt. Misschien komt het als geroepen als goed voornemen voor 2010, dat je niet langer in je eigen tijd dingen voor een klant zit te doen, maar nauwkeuriger registreert waar je tijd nu eigenlijk aan opgaat. Het mooie is dat je vanuit de applicatie meteen een factuur kunt sturen. Per e-mail weliswaar, maar voor sommige organisaties (waarbij de factuurgegevens eerst nog langs een administratief medewerker gaan, die er een mooie factuur van maakt) kan dat genoeg zijn. Netwalk nam contact met ons op om deze applicatie te reviewen.

De eerste aanblik van TimeKeeper is overzichtelijk: je komt terecht op het scherm Track Time, waar je snel een soort stopwatch kunt aantikken om te starten met het registreren van de tijd. Je tikt op de startknop en de applicatie begint meteen te registreren. Nadat je een bepaalde hoeveelheid tijd gewerkt hebt tik je op de Pause- of Reset-knop. Ben je klaar met je activiteiten, dan tap je op Commit Time om de gewerkte tijd aan een bepaalde klant of opdrachtgever toe te wijzen. Je hoeft de applicatie niet steeds open te laten staan: je kunt gewoon bellen en andere applicaties opstarten. De tijd tikt ondertussen gewoon door, op de achtergrond (notabene zonder een jailbreak uit te voeren!).

TimeKeeper werkt met twee hoofdgroepen: klanten en projecten (die aan een bepaalde klant gekoppeld zijn). Via het tabblad Manage kun je extra klanten toevoegen, waarbij je voor elke klant ook een reeks projecten kunt definiëren. Voor elke klant geef je aan wat het standaardtarief is, maar je kunt daar eventueel bij de diverse projecten ook vanaf wijken. Steeds wanneer je tijd gaat registreren leg je vast voor welke klant en eventueel welk project het is. Daarbij had ik wel eens moeite om de juiste projecten in beeld te krijgen. Ik had onder klant ‘iPhoneclub’ een aantal activiteiten met verschillende uurtarieven gedefinieerd, maar bij het registreren van de tijd ‘pakte’ de knop die projecten niet. Ook bleken er voor drie projecten opeens twee facturen te staan (dus in totaal 6 stuks), terwijl ik de applicatie nog maar een minuut of vijf in gebruik had en nog geen uren op die projecten had geregistreerd. Naast gewerkte uren, die Time Keeper automatisch omrekent naar een te factureren bedrag, kun je ook nog extra kosten opvoeren voor het project, bijvoorbeeld de kosten van parkeren, lunch of wat er verder maar te declareren valt.

Het mooie van Time Keeper is dat het voor allerlei valuta geschikt is en dat je ook handmatig gewerkte uren kunt invullen. De stopwatch hoeft dus niet steeds ingeschakeld te staan, maar je zult dan wel zelf je begin- en eindtijd moeten bijhouden. Ben je klaar, dan kun je via het tabblad Invoices een factuur opstellen. Dit is een simpel mailbericht, die de ontvanger kan uitprinten en in zijn/haar administratie opbergen. Eventuele informatie over betaaltermijn, bankrekeningnummer en dergelijke kun je kwijt in de instellingen. Hier is een veld ‘Footer’ aanwezig waar je alle aanvullende mededelingen en instructies voor de betaling kwijt kunt. Je kunt er ook de naam van je bedrijf invullen. Eventueel kun je na het aanmaken van de factuur (in een e-mailbericht) nog wat aanpassingen doen, zoals de standaardtekst ‘Invoice’ vervangen door het Nederlandse woord ‘Factuur’.

Er zijn heel wat tijdregistratie- en factuur-applicaties in de App Store te vinden, dus het voert te ver om Time Keeper met het complete aanbod te vergelijken. Wat opvalt is dat de meeste applicaties redelijk prijzig zijn. Time Master + Billing + Quickbooks (€7,99) heeft bijvoorbeeld een koppeling met QuickBooks, de mogelijkheid om klantinformatie uit je contactenlijst te halen en makkelijk afronden van gewerkte uren op bijvoorbeeld kwartieren of minuten. Je kunt met die app ook je eigen logo invoeren en twee belastingpercentages hanteren bij het maken van facturen. Dat heeft Time Keeper niet: er is überhaupt geen mogelijkheid om belastingpercentages op je factuur te verrekenen. Het is ook niet mogelijk om alle projecten van een bepaalde opdrachtgever te ‘verzamelen’, zodat je in één keer alle uitgevoerde werkzaamheden kunt factureren. In plaats daarvan moet je bij 10 te factureren projecten ook tien keer op de knop ‘Add Project’ tappen. Wat ook handig zou zijn, is dat de teller bij een bepaald project verdergaat vanaf het punt waar je gebleven bent. Had je beloofd om 20 uur aan een bepaalde klus te besteden, dan kun je beter inschatten hoeveel je nog hebt te gaan.

Conclusie

Time Keeper is niet een applicatie die je als adviseur of consultant gaat gebruiken om indruk op je klanten te maken. Voor mensen die in hun werk nogal afhankelijk zijn van uiterlijk vertoon en een zo professioneel en/of duur mogelijke uitstraling, zijn de facturen van Time Keeper misschien iets te simpel. Toch kun je de applicatie dan nog steeds gebruiken om gewoon je gewerkte uren vast te leggen, waarna je later zelf op de computer een knappe factuur ervan maakt. Voor andere beroepsgroepen kan een applicatie als Time Keeper een prima oplossing zijn: als je opdrachtgever gewoon wil weten hoeveel je gewerkt hebt en geen waarde hecht aan een factuur op officieel briefpapier, heb je met Time Keeper gewoon een no-nonsense factuur die binnen een paar seconden bij de opdrachtgever in de mailbox ligt.

Zoals uit mijn opmerkingen over belastingpercentages en facturen maken blijkt, valt nog wel het een en ander aan de applicatie te verbeteren. Voor basisgebruik (en zeker voor alleen urenregistratie, zonder facturatie) werkt het echter prima. Complexere oplossingen zijn wel in de App Store te vinden, maar die bieden voor sommige toepassingen misschien net iets teveel overkill.

Info: Time Keeper!

• Ontwikkelaar: Netwalk
• Applicatie: Time Keeper!
• Te koop via: App Store
• Prijs: €2,39
• Geteste versie: 1.0
• Bestandsgrootte: 1,3MB
• Releasedatum: 18 december 2009
• Cijfer: 7