Exchange op de iPhone: nieuwe functies voor zakelijke gebruikers (uitleg en achtergrond)

Tijdens een speciaal evenement op 6 maart 2008 kondigde Apple aan dat de iPhone ondersteuning voor Microsoft Exchange zal krijgen. Vanaf juni is firmware 2.0 voor de iPhone beschikbaar, die je in staat stelt om met een Exchange-server te synchroniseren. Zit je op dit moment te wachten op Exchange-ondersteuning, dan is het niet nodig om te wachten op de volgende generatie iPhone, want zodra de nieuwe firmware beschikbaar is kun je het ook op de huidige iPhone installeren. Dankzij de ondersteuning voor Exchange wordt de iPhone als zakelijke telefoon een stuk aantrekkelijker, maar voor niet-techneuten is het lastig om te overzien wat er nu straks wel en niet mogelijk is. Vandaar dit overzicht.

Toen de iPhone in juni 2007 werd gelanceerd, vonden bedrijven het toestel niet geschikt om zakelijk te gebruiken. IT-afdelingen probeerden iPhones buiten de deur te houden. Als grootste bezwaren werden genoemd:

• Geen ondersteuning voor Microsoft Exchange;
• Onvoldoende beveiligingsmaatregelen.

Wanneer in juni de nieuwe firmware uitkomt, zijn beide problemen grotendeels opgelost: de iPhone krijgt ondersteuning voor Exchange en er zijn een hoop maatregelen genomen die het werken met de iPhone veiliger moeten maken.

Beveiliging

Een aantal beveiligingsmaatregelen die in vanaf juni voor de iPhone beschikbaar zijn:

• Ondersteuning voor certificaten en identiteiten;
• Ondersteuning voor WPA2 waarmee je draadloze netwerken beter kunt beveiligen dan met WEP en WPA;
• Ondersteuning voor 802.1x waarmee je authenticatie op draadloze netwerken beter kunt regelen;
• Ondersteuning voor Cisco IPsec VPN, waarmee je een beveiligde verbinding met een bedrijfsnetwerk maken;
• Remote wipe: de mogelijkheid om de iPhone op afstand te wissen bij verlies of diefstal.

Daarnaast kan de IT-afdeling bepaald beveiligingsmaatregelen afdwingen; bijvoorbeeld de verplichting om een veilig wachtwoord in te stellen.

Exchange ActiveSync

Er zijn verschillende oplossingen denkbaar om de iPhone te laten synchroniseren met een Exchange Server, maar Apple heeft gekozen voor een oplossing die door Microsoft zelf is ontwikkeld: Exchange ActiveSync. Dit is een synchronisatietechnologie waar toestelmakers zoals Nokia, Motorola, Palm en Sony Ericsson al eerder een licentie op hadden genomen.

Exchange ActiveSync stelt de iPhone in staat om beveiligde push-mail te ontvangen. Dat houdt in, dat binnenkomende e-mail direct wordt doorgestuurd naar het toestel, zodra het binnenkomt op de mailserver. Op dit moment kun je met de iPhone wel automatisch e-mail laten ophalen, maar dat gebeurt met tijdsintervallen van minimaal 15 minuten.

Naast het synchroniseren van e-mail zorgt Exchange ActiveSync er ook voor dat agenda-items en contacten worden gesynchroniseerd. Dit houdt in, dat afspraken die je op de iPhone toevoegt of wijzigt ook meteen op de Exchange-server worden aangepast. Als de desktopsoftware die je gebruikt (Outlook, Entourage, etc.) in verbinding staat met dezelfde Exchange-server, zul je de wijzigingen ook meteen op de desktop zien. Een andere mogelijkheid van Exchange ActiveSync is dat een beheerder op afstand een toestel kan wissen. Vertrouwelijke zakelijke informatie is zoals spreadsheets en e-mail is dan niet meer te lezen door anderen.

De meeste gebruikers kennen Exchange ActiveSync al van Windows Mobile waar dergelijke functies sinds Windows Mobile 6 (en eerder op sommige toestellen in WM5 AKU2) volledig worden ondersteund. Maar nu Apple een licentie op Exchange ActiveSync heeft genomen, betekent het niet dat alle functies ook op de iPhone beschikbaar komen. Apple kan bijvoorbeeld ervoor kiezen om alleen e-mail, afspraken en contactpersonen te synchroniseren, maar het synchroniseren van takenlijstjes en notities achterwege te laten. Wat takenlijstjes betreft: er zit geen ToDo-applicatie op de iPhone.

Je krijgt op de iPhone straks ook toegang tot de Global Address List, het algemene adresboek van een bedrijf. Je kunt daarin de gegevens van collega’s opzoeken, zonder dat je deze gegevens eerst zelf hoeft toe te voegen.

Zie ook: Exchange ActiveSync (Microsoft)

Andere zakelijke verbeteringen

Er zijn nog meer mogelijkheden voor iPhone-bezitters, die niet noodzakelijk met Exchange ActiveSync te maken hebben, maar wel nuttig zijn voor zakelijke gebruikers. Zo is het straks mogelijk om PowerPoint-bijlagen die met e-mail worden meegestuurd, op de iPhone te bekijken. Op dit moment is het alleen mogelijk om Word- en Excel-bestanden te bekijken. Verder is het mogelijk om een grote hoeveelheid e-mailberichten ineens te wissen of te verplaatsen; dat hoeft niet meer één voor één te gebeuren.

Wat het omgaan met contactpersonen betreft: op dit moment is het al mogelijk om groepen te maken in desktopsoftware zoals het Mac Adresboek en Outlook op de pc. Straks is het ook mogelijk om contactpersonen te doorzoeken en snelkoppelingen naar contactpersonen op het startscherm van de iPhone te maken. Je kunt dan met een druk op de knop iemand bellen (een soort speed-dial), een e-mailbericht of een SMS sturen. De iPhone bevat ook meer instellingen voor de agenda (te bereiken in firmware 2.0 via Settings > Calendar).

Een laatste vernieuwing in firmware 2.0 is ouderlijk toezicht (parental controls). Op het eerste gezicht lijkt het alsof dit niets met zakelijk gebruik te maken heeft: ouderlijk toezicht is immers meestal bedoeld om te zorgen dat kinderen niet teveel tijd achter de computer doorbrengen of spelletjes spelen die niet voor hen geschikt zijn. Maar parental controls kunnen ook worden gebruikt om bepaalde functies voor werknemers te blokkeren, bijvoorbeeld het installeren van extra software of de toegang tot bepaalde websites.

In de praktijk

Hoe ziet die ondersteuning voor Exchange er straks eigenlijk uit? Je hoeft in ieder geval geen extra software op je desktop te installeren (Exchange ActiveSync heeft overigens niet direct iets te maken met ActiveSync, het synchronisatieprogramma voor Windows Mobile). Als in juni firmware 2.0 beschikbaar is, kun je de benodigde Exchange-gegevens gewoon in de Settings invullen: Settings > Mail > Add Account. Je hebt hiervoor de servernaam, je gebruikersnaam en het wachtwoord nodig.

Heeft je werkgever geen Exchange-server staan of wil je privé gebruikmaken van Exchange, dan kun je daarvoor terecht bij verschillende aanbieders van Hosted Exchange. Je hoeft dan niet zelf te beschikken over een Exchange-server; dit regelt het bedrijf voor je. Je betaalt dan een vast abonnementsbedrag per maand en krijgt daarvoor een bepaalde hoeveelheid opslagruimte (d.w.z. de grootte van je mailbox) tot je beschikking.

Zie ook: Nederlandse rondreis door iPhone 2.0 beta