App Review: EmptyInbox for GMail helpt met e-mail opruimen op de iPhone

Na een paar jaar e-mailgebruik merk je dat je mailbox steeds voller wordt. E-mailberichten die je al lang weg had kunnen gooien blijven maar rondhangen in je mailbox, terwijl je toch al weet dat je er nooit meer iets mee gaat doen. EmptyInbox voor GMail gaat je helpen om je e-mailbox op te ruimen. Na het installeren van de app en het inloggen met je GMail-account gaat EmptyInbox eerst je mailbox analyseren. Heb je teveel mailberichten, dan zal eerst worden gefocust op 100 stuks. Je krijgt nu telkens een mailtje te zien met vier knoppen: weggooien, archiveren, doorgaan of voorzien van een sterretje & archiveren. Heb je via een in-app aankoop de Plus-versie van de app gekocht, dan kun je ook nog labels toepassen op de mailberichten en een undo-knop gebruiken.

Er is ook nog een knop Spam mogelijk, maar die heb ik tijdens het gebruik niet gezien. Een teller in beeld laat zien hoever je al opgeschoten bent. Dit telt omlaag van 99+ naar nul. Telkens wanneer je de app even verlaat wordt weer je inbox bekeken en het maximale aantal van 100 mailtjes opgehaald.

Het opruimen van je mailbox werkt op deze manier behoorlijk snel. Voor je het weet heb je de eerste 100 mailtjes ‘verwerkt’. Wel zitten er een paar nadelen aan de app:

1. De app begint met de oudste berichten. In mijn geval betekent het dat ik e-mail uit 2004 te zien krijg. Ik heb eigenlijk meer interesse om mijn recente mail op te ruimen, maar die flexibiliteit biedt de app niet. Je moet onderaan de stapel beginnen.
2. Je krijgt een redelijk klein ‘archiefkaartje’ te zien waarop de afzender, onderwerp en een stukje tekst van een e-mail te zien zijn. Je kunt niet door het bericht bladeren om te kijken waar het precies over gaat. Omdat het soms behoorlijk oude mailtjes zijn, moet je maar raden of het belangrijke informatie is. Zo heb ik GMail vroeger veel gebruikt om manuscripten voor boeken te bewaren (vanwege de grote opslaglimiet). Ik moet dus maar gokken dat ik dergelijke archiefmailtjes niet per ongeluk weggooi.
3. De app werkt momenteel alleen met GMail. Handig, want dat is voor steeds meer mensen de primaire mailbox. Maar als er iets NIET nodig is bij GMail dan is het wel mail opruimen. De zoekfunctie is immers zo goed en de opslagruimte is zo riant, dat je alle mail gewoon kunt laten staan. In de periode 2004 tot 2012 heb ik Gmail regelmatig gebruikt en heb toch maar 4% van mijn opslagruimte in gebruik (het is niet mijn primaire mailbox). Een dergelijke app heeft veel meer zin voor de mailbox op je werk of bij je provider, omdat je daar een veel kleinere opslaglimiet hebt en minder geavanceerde zoekfuncties.

   

Er is een bekende productiviteitsbenadering met de naam Inbox Zero heet waarmee je je inbox kunt opruimen. Het gaat er daarbij om dat je alle e-mail hebt verwerkt, zodat er nul e-mailtjes overblijven die nog op één of andere manier aan je hoofd blijven zeuren. Het erom dat je 5 mogelijke acties loslaat op alles wat in je mailbox zit: Verwijderen/archiveren, Delegeren, Reageren, Uitstellen of Doen. Deze app EmptyInbox voldoet maar deels aan de Inbox Zero-aanpak. Verwijderen en Archiveren zijn aparte acties, zoals bij GMail gebruikelijk is. Reageren, Delegeren en Doen zijn drie acties die je vanuit de app niet kunt uitvoeren. Je kunt namelijk niet tappen op het getoonde berichtje en vervolgens een actie ondernemen. Doorsturen is niet mogelijk. Wat je wel kunt doen, is alle berichtjes voorzien van een label ‘Reageren’, ‘Delegeren’ en ‘Doen’ en vervolgens nogmaals (via de browser) door je mailbox gaan om de acties daadwerkelijk uit te voeren. Maar dat is dubbel werk.

Iets anders is dat je bij weergave in je browser in één oogopslag de completer tekst van het mailbericht ziet, inclusief eventuele bijlagen. Het is dan veel gemakkelijker om te beslissen welke je moet weggooien. Bij EmptyInbox is het alsof je door een smalle brievenbus moet gluren om te kijken of de brief of de deurmat meteen in de prullenbak kan. Door via de webinterface van GMail op knoppen te drukken kan je redelijk snel door een flinke berg e-mail heen.

Conclusie

Niets waard dus deze app? Zo sterk wil ik het nou ook weer niet stellen. Maar de echte kenniswerkers die erop zijn gebrand om efficiënter te werken, zullen al snel zien dat de app wat beperkt is. Je kunt lang niet alle gewenste handelingen doen. Eigenlijk is EmptyInbox meer geschikt voor mensen die niet zo’n heel ingewikkeld mailverkeer onderhouden. Maar die hebben door de goede zoekmogelijkheden in GMail eigenlijk geen reden om hun mail op te ruimen. De app bevat ook geen intelligentie, door bijvoorbeeld alle nieuwsbrieven van een bepaalde afzender te bundelen met de vraag: “Wil je deze allemaal bewaren?” Zo ruim ik regelmatig handmatig mijn mailbox op met de zoekopdracht ‘Amazon’, omdat ik de meeste mailtjes van dit bedrijf toch niet wil bewaren. Bij de app EmptyInbox zou je ze één voor één moeten verwerken, wat je productiviteit niet ten goede komt.

Toch is het idee voor de app goed. Iets soortgelijks is er nog niet in de App Store, voorzover ik weet. Alleen moet het dan wel een app zijn waarmee je je niet-GMail-mailboxen mee kunt opruimen en meer mogelijkheden voor antwoorden, doorsturen en afhandelen hebt.

Info: InboxEmpty

• Ontwikkelaar: John Goering
• Applicatie: EmptyInbox for GMail
• Te koop via: App Store
• Prijs: gratis, upgraden voor €1,59
• Geteste versie: 1.04
• Bestandsgrootte: 3,8MB
• Cijfer: 5