Review: Bento voor de iPhone, database beheren op je iPhone

Apple heeft een dochterbedrijf dat databasesoftware maakt: FileMaker. Het opereert onder eigen naam en maakt software voor zowel Windows als Mac. FileMaker Pro is gericht op bedrijven, die met de software grote databases kunnen bouwen, maar voor persoonlijk gebruik is er ook een pakket: Bento (inmiddels bij versie 2.0). Van Bento verscheen een tijdje geleden een iPhone-applicatie in de App Store. Daarmee kun je databases aanmaken op de iPhone of bestaande databases synchroniseren vanaf je desktop.

Nu zullen er weinig mensen zijn, die Bento alleen op de iPhone zullen gaan gebruiken om lokale databases te maken: daarvoor is het eigenlijk net teveel werk. De toegevoegde waarde is juist, dat je databases van thuis ook onderweg kunt bijwerken en daarna thuis weer kunt analyseren. De applicatie synchroniseert via Wi-Fi, waarbij zowel de desktop als de iPhone op hetzelfde draadloze netwerk zijn aangemeld. Het koppelen van beide apparaten gebeurt op dezelfde manier als de Remote-applicatie van Apple: je vult een code van 4 cijfers in en desktop en iPhone kunnen met elkaar ‘praten’. Dit werkt overigens alleen voor de Mac: bij een klik op de knop Sync zullen de gegevens in twee richtingen worden uitgewisseld.

Database aanmaken op de iPhone

Bij Bento op de iPhone krijg je 25 templates meegeleverd, variërend van een dieetlogboek tot een adresboek of een timesheet (tijddeclaratie voor projecten). Ze zijn allemaal Engelstalig, maar vrij gemakkelijk aan te passen: door elk label te openen en te vervangen door een Nederlandse omschrijving. Wil je blanco beginnen, dan kan dat ook: kies template ‘Blank’ en vul zelf de velden en veldtypen in (tekst, getal, datum, etc.). Het mooie is dat je ook een foto kunt toevoegen. Dat is handig bij de template Inventory, waarbij je de spullen die je op voorraad hebt op de foto kunt zetten, zodat je niet steeds naar een magazijn (of rommelzolder) hoeft te lopen. Op die manier zou je ook je garderobe in een database kunnen zetten, maar het is op vergelijkbare manier bruikbaar voor de voorraad kantoorspullen of voorraden verkoopspullen als je een Marktplaats-winkeltje hebt. Kies je voor het template Address Book, dan kun je je complete adresboek op de iPhone inlezen en hiermee aan de slag gaan.

Je moet vooraf goed nadenken over de velden die je maakt; je kunt ze achteraf namelijk niet wijzigen op de iPhone. Soms is dat onhandig: bij de Timesheet heeft Bento ervoor gekozen om van ‘Medewerker’ een tekstveld te maken. Heb je maar een beperkt aantal medewerkers, dan moet je steeds handmatig de naam invullen. In zo’n geval was een keuzelijstje of checkbox gemakkelijker geweest. Wat je wel kunt doen, is het veld weggooien en een compleet nieuw veld toevoegen. In andere gevallen moet je bij het invullen rekening houden met het invulformaat dat Bento verwacht (bijvoorbeeld bij ’time’ en ‘duration’).

Werken met de databases

Het vullen van de databases is een kwestie van gegevens invullen. Niet alles is verplicht, dus je kunt details eventueel later ook op de desktop invullen. Na het invoeren van wat gegevens kun je bezig gaan met het doorzoeken van je databases. Het lukte me niet direct om bepaalde gegevens uit de database zelf terug te vinden, bijvoorbeeld ‘acceptatietest’ of ‘houten’, maar het doorzoeken het adresboek lukte wel. Jammer is verder, dat je wel toegang tot het adresboek hebt, maar niet tot de agenda (dit schijnt een beperking van Apple te zijn). Daardoor kun je wel zaken met het Adresboek op de Mac synchroniseren (via Bento op de desktop), maar niet met iCal.

Conclusie

Bento voor iPhone is een goed doordachte database-applicatie. Het aanmaken en beheren van databases op de iPhone is alleen niet aan te raden, omdat het teveel gepriegel op het kleine scherm is. Voor kleine projecten, zoals je kilometeradministratie of je urenbesteding is het echter prima te doen. Voor grotere projecten zul je echt de synchronisatie-oplossing met Bento op de Mac moeten gebruiken. Dat kost echter wel weer een paar tientjes extra. WIl je alleen Bento op de iPhone gaan gebruiken, dan ben je voor het luttele bedrag van €3,99 klaar.

Info: Bento voor iPhone

• Ontwikkelaar: FileMaker
• Applicatie: Bento voor iPhone
• Te koop via: App Store
• Prijs: €3,99
• Geteste versie: 1.01
• Bestandsgrootte: 3,0MB
• Cijfer: 8,5